kesekertariantan

A.    KESEKRETARIATAN

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

a.      Pengertian Umum Kesekretariatan

Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat.  Sementara  sekretariat adalah organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kegiatan/ kerja ketatausahaan.

B.     MACAM-MACAM SEKRETARIAT

a.      Tiga macam bentuk sekretariat

1.      Sekretaris adalah orang

2.      Sekretariat adalah tempat keberadaan organisasi atau perusahaan

3.      Sekret adalah rahasia

b.      Peranan Sekretariat adalah

Melakukan aktifitas penunjang terhadap satuan organisasi lain, guna memperlancarkan aktifitas pokoknya, dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran modern, menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan aktifitas penunjang adalah

Segenap rangkaian aktifitas yang terdiri dari:

1.      Merencanakan

2.      Menghimpun

3.      Mencatat

4.      Mengolah

5.      Menggadakan

6.      Menjimpan

c.       Sekelompok Orang (Organisasi)

Merupakan unsur terpenting dalam kehidupan administrasi kesekretariatan khususnya dan organisasi pada umumnya. Berupa kumpulan sumber daya manusia dengan jumlah minimal dua orang dan maksimal tidak terbatas.

d.      Usaha Kerjasama

Adalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk suatu maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja. Didalam usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan arah kebijakan yang jelas.

C.     TUJUAN

Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :

1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen organisasi.

D.    FUNGSI

a.      Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

1. Mengadakan pencatatan semua kegiatan manajemen.
2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
4. Sebagai alat komunikasi organisasi.
5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
6. Sentral teknologi transfer informasi.
7. Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Hal ini disebabkan prioritas betapa pentingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan gambaran pertanggungjawaban kelak. Hendaknya juga dalam prakteknya kehidupan nyata suatu organisasi, kegiatan penunjang ini dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, rasional dan produktif.

E.     RUANG LINGKUP

Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi kesekretariatan adalah meliputi :

1.      Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan tugas pekerjaan surat-menyurat yang meliputi perencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat.

2.      Menyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun eksternal organisasi dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando.

3.      Menyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat-rapat.

4.      Menyelenggarakan kegiatan organisasi yang bersifat rahasia.

5.      Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.

6.      Menyelenggarakan pengaturan aktivitas sekretariat sebagai tempat organisasi.

7.      Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan menyediakan fasilitas teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan pokok organisasi.

F.      PRINSIP

Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :

1.      Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.

2.      Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.

3.      Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.

4.      Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.

5.      Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.

G.    SEKRETARIS

a.      Pengertian Sekretaris

Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia dikenal dengan istilah sekretaris yang berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon , dalam hand book for Government secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi.

b.      sekretaris dibedakan ada dua macam, yaitu:

1.      Sekretaris umum

Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer. Sekretaris ini memiliki pegawai atau bawahan umumnya untuk satu unit organisasi. Misalnya

·         Sekretaris Jenderal,

·         Sekretaris Yayasan,

·         Sekretaris Wilayah

·         Sekretaris daerah

·         Sekretaris organisasi

·         dan sebagainya.

2.      Sekretaris khusus

Sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu dan tidak memiliki bawahan. Misalnya

·         Sekretaris Manajer,

·         Sekretaris Direktur,

·         Sekretaris Artis

·         dan sebagainya.

c.       Sekretaris harus mampu

ü  Membagi waktu kerja dengan keluarga

ü  Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi

ü  Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi

ü  Pandai menyimpan rahasia

ü  Siap full kontek dan ready to fight in every moument

ü  Dan lain-lain

d.   Pengetahuan

1.      Mempunyai pengetahuan yang luas

2.      Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi

3.      Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya

4.      Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran

5.      Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing

H.    TUGAS SEKRETARIS DALAM RAPAT-RAPAT PENTING

a.      Saat persiapan (perencanaan) :

1.      Banyaknya undangan, termasuk siapa yang akan diundang.

2.      Pembicara dan tema pembicaraan (agenda rapat).

3.      Pengaturan ruangan dan fasilitas.

4.      Petugas dokumentasi  dan notulen.

b.      Saat rapat berlangsung:

1.      Daftar hadir.

2.      Surat izin bagi yang berhalangan.

3.      Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data).

4.      Keputusan rapat (kesimpulan).

5.      Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb).

6.      Melakukan notulen.

7.      Menyimpan arsip-arsip.

c.       Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan sifat pertemuan atau rapat dan banyak sedikitnya tamu yang akan hadir dalam rapat, maka perlu diperhatikan pengaturan tempat duduk, yaitu :

1.      bentuk lingkaran.

2.      bentuk segi tiga.

3.      Berbentuk empat persegi panjang.

d.      Tugas Seorang Sekretaris

1.      Membuka surat.

2.      Menerima dikte.

3.      Menyiapkan agenda rapat  

4.      Pembuatan KTA (Kartu Tanda Anggota)

5.      Di arsipkan  Seluruh Kegiatan internal maupun ectrenal

6.      Menjalankan Absensi,

7.      Notuler Rapat

8.      Koordinasi Surat Masuk dan Surat Keluar

9.      Data base Keanggotaan

10.  Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan organisasi

11.  Buku Panduan Anggota dan Pengurus

12.  Inventarisasi dan Pengadaan kelengkapan di Ruang

13.  Membantu pimpinan

14.  Pandai  untuk  menyimpan rahasia

15.  Untuk membuat LPJ

e.       Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Oleh Seorang Sekretaris :

1.      Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak

2.      Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya

3.      Watak keras kepala dan menang sendiri

4.      Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain

5.      Sekretaris tidak untuk ambil kesimpulan dari pimpinan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

6.      Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia pimpinan baik internal maupun esternal

7.      Dan lain sebagainya

f.       Prinsip Terpenting Sekretaris

1.      Tutup Mulut saat Rapat berlansung

2.      buka Mata Awas – Awas

3.      Pasang Telinga Lebar – Lebar”

4.      Tanggan  di jalankan tidak boleh  raba-raba

g.      Tujuan Pengembangan Sekretaris

1.      Menambah pengetahuan

2.      Menambah keterampilan

3.      Merubah sikap

h.      Tanggung jawab seorang sekertaris

1.      Baik dan Bertanggung Jawab

2.      Pandai Menjaga Rahasia

3.      Tahu Teknologi atau

4.      Tahu Pembukuan

5.      Harus Bisa menguasai bahasa

6.      Mempelajari Karakter pimpinan atau ketua

7.      Mempunyai Etika yang Baik.

8.      Pandai Berbicara di Depan Publik

9.      Bertangung jawab dokumen

10.  Kerya sama dengan pimpinan

Mari kita pergi, kita di utus

BY’’JERWAL